Política del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del terrorismo y el Financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM) SAGRILAFT
TECNOMEDICA MD S.A.S., como empresa de prestación de servicios comerciales de venta al por mayor de productos farmacéuticos, medicinales, cosméticos y de tocador en establecimientos especializados y no especializados y en desarrollo de sus negocios, se sujeta a las normas legales y conscientes de la exposición al riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, se une a la lucha nacional e internacional contra estos delitos, implementando el SAGRILAFT-PADM.
Nuestro Objetivo es establecer las reglas de conducta que orienten la actuación de cada uno de los empleados de TECNOMEDICA MD S.A.S., para desarrollar y fortalecer el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos, financiamiento al terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
A través de las políticas, normas y procedimientos generales se llevará a cabo una administración del riesgo de LA/FT-PADM en TECNOMEDICA MD S.A.S., buscando transmitir a los empleados nociones sobre el concepto LA/FT-PADM, e implementando una cultura de autocontrol para la prevención y gestión de los riesgos asociados y evidenciar el compromiso asumido por empresa en la lucha contra el LA/FT-PADM.
1. LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN, GESTIÓN Y CONTROL DEL RIESGO INTEGRAL DE LA/FT-FPADM
A continuación, relacionamos los lineamientos generales definidos por TECNOMEDICA MD S.A.S., con el fin de servir como guía para el comportamiento y negocios de todos nuestros empleados, clientes, proveedores, contratistas y demás terceros vinculados.
a. Esta política aplicará a todos los negocios y operaciones donde TECNOMEDICA MD S.A.S., identifique factores de riesgos de LA/FT/FPADM.
b. TECNOMEDICA MD S.A.S., exige a sus accionistas, empleados, clientes, proveedores, contratistas, y demás terceros vinculados, el cumplimiento de las normas en materia de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y FPADM prevaleciendo éstas ante el logro de las metas comerciales y financieras.
c. TECNOMEDICA MD S.A.S., dentro del marco legal vigente colombiano y las recomendaciones internacionales, dirige sus esfuerzos para prevenir y
controlar el riesgo lavado de activos y la financiación del terrorismo, promoviendo y estableciendo dentro de su organización, una cultura institucional sobre la materia en sus órganos de administración y de control, administradores, accionistas y en general en todos sus empleados, clientes, proveedores, contratistas y demás terceros vinculados.
d. TECNOMEDICA MD S.A.S. cuenta con metodologías para identificar, medir, controlar, monitorear los riesgos a los que se ve expuesta, en materia de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y FPADM.
e. TECNOMEDICA MD S.A.S. cuenta con lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés en esta materia, los cuales se encuentran en el Manual del SAGRILAFT de la Compañía.
f. Los Empleados de TECNOMEDICA MD S.A.S., que se relacionan directamente con los proveedores o clientes deben asegurarse que se cumplan los procedimientos establecidos y que se suministre toda la información requerida según los productos y/o servicios de que se trate, asegurándose de documentar la relación según las directrices establecidas.
g. TECNOMEDICA MD S.A.S. prohíbe el establecimiento de relaciones comerciales con personas naturales o jurídicas que tengan nombres ficticios o nombres inexactos, de los cuales no sea posible conocer el origen de sus recursos y su estructura societaria.
h. TECNOMEDICA MD S.A.S., monitorea las operaciones de personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a TECNOMEDICA MD S.A.S. al riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y FPADM.
i. TECNOMEDICA MD S.A.S. tiene un régimen de sanciones que regula las consecuencias que genera el incumplimiento del SAGRILAFT por parte de los empleados, directivos y demás terceros vinculados, el cual se encuentra consagrado en el Código de Ética y Conducta de la Compañía.
j. Todos los accionistas y empleados de TECNOMEDICA MD S.A.S., deben anteponer el cumplimiento de las normas en materia de Autocontrol y Gestión de Riesgo LAFT/FPADM al logro de las metas comerciales y financieras de la Compañía.
k. TECNOMEDICA MD S.A.S., monitorea todas las operaciones, negocios y contratos que posean características que las califiquen como inusuales o anormales de acuerdo con los criterios establecidos, para lo cual estas, son controladas, documentadas y reportadas en los formatos existentes para estos
propósitos al Oficial de Cumplimiento o a las autoridades correspondientes, según corresponda por este último.
l. Los empleados, sin excepción, se comprometen con TECNOMEDICA MD S.A.S., a participar en los programas de capacitación sobre el Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y FPADM, los cuales se realizarán periódicamente bajo la coordinación del Oficial de Cumplimiento.
m. Todos los empleados de TECNOMEDICA MD S.A.S., deben informar de inmediato al Oficial de Cumplimiento sobre las operaciones inusuales, intentadas o materializadas que tengan conocimiento, con ocasión de su cargo, rol o función, a través de los mecanismos utilizados para tal fin.
n. TECNOMEDICA MD S.A.S., tiene el compromiso de colaborar activamente con las autoridades competentes en relación con la prevención y control del lavado de dinero y la financiación del terrorismo, dando oportuna respuesta a sus requerimientos, suministrándoles toda la información que considere pertinente y dando cumplimiento a las disposiciones legales y normativas correspondientes.
o. El no cumplimiento de la presente Política se considera falta grave, e implica la aplicación de sanciones disciplinarias de conformidad con el Reglamento Interno de Trabajo.
2. LINEAMIENTOS SOBRE VINCULACIÓN DE CONTRAPARTES
a. TECNOMEDICA MD S.A.S., ha establecido que previamente a cualquier tipo de operación o vínculo de negocios, contractual o jurídico de cualquier orden o naturaleza, con proveedores, clientes, empleados, socios o accionistas, se deberá realizar una Debida Diligencia según lo establecido en el “Procedimiento de vinculación de contrapartes” el cual se debe incorporar como parte integral de los procesos funcionales y de operación de la Compañía.
b. La Debida Diligencia Intensificada debe aplicarse a aquellas Contrapartes que (i) la Compañía considere que representan un mayor riesgo; (ii) a las Contrapartes consideradas como Personas Expuestas Políticamente- PEP; y (iii) a aquellas ubicadas en países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo.
c. TECNOMEDICA MD S.A.S. se abstendrá de iniciar, realizar, tener o mantener cualquier tipo operación o cualquier vínculo de negocios, contractual o jurídico, de cualquier orden o naturaleza, si con base en las medidas adoptadas y el proceso de Debida Diligencia se concluye que el tercero, proveedor o cliente, puede generar un riesgo de lavado de activos o financiamiento del terrorismo.
3. AUDITORÍA Y CUMPLIMIENTO
a. El nombramiento o modificaciones del cargo del Oficial de Cumplimiento es llevada a cabo por la Asamblea General de Accionistas y comunicados a la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero) y a la Superintendencia de Sociedades. Estas notificaciones se surten de acuerdo a lo dispuesto por la normatividad vigente y con el cumplimiento de sus requisitos.
b. Los miembros de la Asamblea General de Accionistas, los administradores, el Oficial de Cumplimiento y los miembros de cargos especiales designados por parte de TECNOMEDICA MD S.A.S., con funciones en material de gestión del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, se comprometen a cumplir cabalmente sus funciones y ejercer sus facultades en relación con el SAGRILAFT.
c. Los empleados se comprometen a utilizar de forma responsable la infraestructura tecnológica del SAGRILAFT, si es del caso, y aplicarla en el desarrollo de sus funciones.
d. Las políticas y procedimientos del SAGRILAFT son de obligatorio cumplimiento para todos los accionistas, miembros de la Asamblea General de Accionistas, administradores, empleados, clientes, proveedores, contratistas, y demás terceros vinculados. TECNOMEDICA MD S.A.S., considera una falta grave, la omisión o incumplimiento de cualquiera de los controles, manejo de información u otros lineamientos aquí definidos para la prevención y control de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. De acuerdo con lo anterior, quienes incumplan la presente políticas y Manual de Procedimientos SAGRILAFT serán sujetos de sanciones laborales según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo y demás disposiciones relacionadas.
4. DEBER DE RESERVA
El Representante Legal y el Oficial de cumplimiento, garantizan la reserva de la información reportada a la UIAF. Los funcionarios de TECNOMEDICA MD S.A.S. que por algún motivo tengan acceso a esta información y los documentos relacionados deberán guardar reserva sobre los mismos. Los empleados que violen la reserva de la información sobre los reportes a la UIAF serán objeto de las sanciones establecidas en el Código de ética.